AI請求書の作り方と限界【freeeユーザーが正直に話す】

AI請求書の作り方と限界【freeeユーザーが正直に話す】

「AIで請求書って作れるの？」という話、よく見かけるようになりました。

結論から言うと、作れます。ChatGPTでもGeminiでも、フォーマットを指定すれば請求書の下書きは出てきます。自分が満足できるレベルにはなる。

ただ、自分はfreeeを使っています。インボイス制度が始まると決まったとき、すぐ税務署に申請に行って、登録番号を取得して、ソフトに設定した。それには理由があって、AIだけで完結させようとすると見えてくる「限界」があるからです。

この記事では、ChatGPTで請求書を作る手順と、freeeでの作成手順を両方書きます。どう使い分けるかも含めて、個人事業主の目線で正直に話します。

ChatGPTで請求書を作る手順

まず実際にやってみます。ChatGPTを使って請求書の下書きを作る手順です。

1. ブラウザで https://chat.openai.com/ を開く
2. アカウントがない場合は「Sign up」をクリックしてメールアドレスで登録する（無料プランでOK）
3. ログイン後、画面中央下の入力欄をクリックする
4. 以下のようなプロンプトを入力して「↑」ボタン（送信）をクリックする

5. ChatGPTが請求書の文面を出力する
6. 出力された文面を全選択してコピーする（Ctrl＋A→Ctrl＋C）
7. WordまたはGoogleドキュメントを開く
8. 新規ドキュメントに貼り付ける（Ctrl＋V）
9. フォントや行間を整えて見た目を調整する
10. 「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF形式」をクリックしてPDFに書き出す
11. 取引先にメールで添付して送付する

これで請求書は完成します。自分が確認して満足できるレベルには仕上がります。

ここで詰まる人が多いポイント

インボイスに必要な記載項目は法律で決まっています。ChatGPTは指示した内容しか入れません。プロンプトに書き忘れた項目は自動では入らないので、送付前に必ず以下の8項目が揃っているか確認してください。

1. 適格請求書発行事業者の氏名・名称
2. 登録番号（T＋13桁）
3. 取引年月日
4. 取引内容
5. 税率ごとの対価の合計額（税抜または税込）
6. 適用税率
7. 消費税額
8. 請求先の氏名・名称

毎回これを確認しながら作るのが、AIで請求書を作るときの現実です。

freeeで請求書を作る手順

次にfreeeでの作成手順です。インボイス対応・電子帳簿保存法対応が最初から組み込まれているので、法的な確認漏れが起きにくいです。

1. ブラウザで https://www.freee.co.jp/ を開く
2. 右上の「ログイン」をクリックする
3. 登録済みのメールアドレスとパスワードを入力して「ログイン」をクリックする
4. ダッシュボードが開いたら、左側のメニューから「請求書」をクリックする
5. 画面右上の「＋新規作成」をクリックする
6. 「請求先」の入力欄をクリックして取引先名を入力する（登録済みの場合は候補が出るので選択する）
7. 「請求日」の欄をクリックしてカレンダーから日付を選ぶ
8. 「支払期限」の欄をクリックして支払期限の日付を選ぶ
9. 「品目」の入力欄をクリックして作業内容を入力する（例：車両点検整備費）
10. 「数量」の欄に数量を入力する（例：1）
11. 「単価」の欄に金額を入力する（例：50000）
12. 「税率」のプルダウンをクリックして「10%」を選ぶ
13. インボイス登録番号は設定済みであれば自動で表示される（表示されない場合は「設定」→「事業者情報」→「インボイス登録番号」に入力する）
14. 画面右上の「プレビュー」をクリックして内容を確認する
15. 問題なければ「PDF出力」をクリックしてPDFをダウンロードする
16. 取引先にメールで添付して送付する

ここまでできると、インボイス対応済みの請求書が手元に揃います。登録番号の記載漏れや税率の入力ミスも、プレビューで確認できるので安心です。

口座・カード・決済端末の連携手順

最初に連携しておくと、入金があったときに自動で記帳に反映されます。

1. 左側メニューの「口座」をクリックする
2. 画面右上の「＋口座を追加」をクリックする
3. 連携したい金融機関名を入力して検索する
4. 対象の金融機関をクリックする
5. 金融機関のログイン画面が開くので、ネットバンキングのIDとパスワードを入力する
6. 「連携する」をクリックする
7. クレジットカードや決済端末（Square等）も同じ手順で「＋口座を追加」から追加できる

一度設定すると、以降は入金・出金が自動で取り込まれます。毎月の記帳がぐっと楽になります。

AIを請求書業務で使うなら、どこで使うか

「AIで請求書を作る」より「請求書業務の中でAIを活用する」ほうが実際には使いやすいです。特に勘定科目で詰まったとき、AIに質問するのがかなり便利です。

1. ブラウザで https://chat.openai.com/ を開く
2. 入力欄に質問を入力して送信する

このように具体的な金額と状況を入れて質問すると、的確な答えが返ってきます。ただし税務の判断は状況によって異なるため、詳しくは税理士や税務署にご確認ください。

インボイス制度について押さえておくこと

2023年10月からインボイス制度が始まりました。制度が始まると決まったとき、すぐ税務署に登録申請に行きました。取引先に迷惑をかけないために、早めに動いておいたほうがいいと思ったからです。

登録番号の取得手順はこうです。

1. ブラウザで国税庁のe-Tax（https://www.e-tax.nta.go.jp/）を開く
2. 「各種手続」→「消費税課税事業者選択届出・適格請求書発行事業者の登録申請」をクリックする
3. 画面の案内に従って申請情報を入力する
4. 申請後、審査が通ると「T＋13桁」の登録番号が通知される
5. freeeの場合は「設定」→「事業者情報」を開いて登録番号を入力する

取引先が法人や課税事業者の場合、登録番号がないと相手の仕入税額控除に影響が出る可能性があります。詳しくは税理士や税務署にご確認ください。

よくある質問

まとめ

AIで請求書を作ること自体はできます。ChatGPTにプロンプトを入れればそれなりの文面は出てきます。自分が満足できるレベルには仕上がる。

ただ、インボイス対応・電子帳簿保存法・法改正への追随を考えると、専用ソフトのほうが安心です。「AIで満足できる品質は出せる。でもソフト屋さんはさらに上を行ってる。ならそっちを使おう」という考え方で、今はfreeeを使っています。

AIはソフトを置き換えるものじゃなくて、「これってどういう意味？」「この勘定科目どれ？」を素早く解決するために使う。そういう組み合わせが今のところ自分には合っています。まあ、専門用語は今でも調べますけどね。

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